Use Case 3 · Finance & Compliance

Agente Invoice Compliance

L’Agente Invoice Compliance è progettato per automatizzare e rendere più affidabile l’intero processo di controllo delle fatture fornitori, riducendo tempi, errori e rischi operativi.

Verifica fatture vs ordini/contratti, controlla importi e condizioni economiche, estrae dati via OCR e popola automaticamente il gestionale e i repository documentali.

AI Invoice Compliance – Funzioni principali

Attività automatizzate dall’agente nel ciclo passivo:

Controlla le fatture confrontandole con ordini e contratti, verificando quantità, prezzi e condizioni.
Verifica la coerenza degli importi, la corretta applicazione di IVA, sconti, condizioni commerciali e centri di costo.
Archivia i documenti nei repository aziendali, applicando regole di naming e classificazione coerenti.
Utilizza OCR avanzato per estrarre dati da PDF e documenti digitali trasformandoli in informazioni strutturate.
Popola in modo automatico il gestionale, creando o aggiornando le registrazioni contabili e amministrative.

Riduzione drastica del tempo di controllo

Meno errori manuali

Tracciabilità completa del processo

UC Dettaglio Use Case: Finance / Compliance

L’Agente Invoice Compliance ha come obiettivo principale la verifica strutturata della coerenza tra fatture, ordini e contratti. Confronta automaticamente quantità, prezzi, condizioni contrattuali e allegati, segnalando discrepanze e anomalie che richiedono attenzione da parte del team amministrativo.

Oltre al controllo dei valori economici, verifica la corretta applicazione di IVA, sconti, centri di costo e condizioni commerciali, garantendo che ogni documento rispetti le policy aziendali e gli accordi definiti con i fornitori.

Grazie all’OCR, l’agente trasforma i documenti PDF in dati strutturati pronti per l’inserimento nel gestionale, riducendo al minimo l’intervento manuale. Una volta validata la fattura, aggiorna automaticamente i sistemi, archivia i documenti nei repository aziendali e completa il flusso di registrazione.

Il risultato è un processo di controllo più veloce, accurato e facilmente auditabile, che riduce il carico operativo, aumenta la sicurezza amministrativa e migliora la qualità complessiva dei dati di contabilità fornitori.

FX Schema operativo del processo

Vista tabellare del flusso di lavoro gestito dall’agente:

Fase	Input	Controlli principali	Output / Azione
1. Acquisizione documenti	Fatture PDF, XML, allegati, ordini e contratti da ERP/CRM o repository.	Verifica presenza dati minimi obbligatori (fornitore, data, importo, riferimenti ordine).	Documenti indicizzati e pronti per l’estrazione dati.
2. Estrazione dati (OCR)	PDF, immagini o file strutturati.	Riconoscimento campi chiave: imponibile, IVA, totale, linee di dettaglio, codici articolo.	Dataset strutturato per ogni fattura, pronto per i controlli di coerenza.
3. Match con ordini/contratti	Dati fattura, ordini di acquisto, contratti quadro.	Confronto automatico di quantità, prezzi, condizioni commerciali e scostamenti tollerati.	Esito match OK oppure segnalazione di discrepanze da verificare.
4. Controlli di coerenza contabile	Fattura validata o in attesa di approvazione.	Verifica centri di costo, codici contabili, aliquote IVA, condizioni di pagamento.	Fattura pronta per registrazione o inviata in workflow di approvazione.
5. Registrazione & aggiornamento gestionale	Fattura validata e approvata.	Controllo finale formale e blocchi antierrore.	Registrazione automatica nel gestionale, aggiornamento partite e scadenziario.
6. Archiviazione & audit	Fattura registrata, metadati di processo.	Verifica coerenza tra registro contabile, documenti e log delle attività.	Archiviazione in repository documentale, traccia completa per audit e compliance.

KPI Impatti misurabili

Alcuni benefici tipici dell’introduzione dell’agente Invoice Compliance:

Riduzione drastica del tempo medio di controllo per fattura.
Abbattimento degli errori manuali di inserimento e classificazione.
Migliore tracciabilità del processo per audit interni ed esterni.
Maggiore affidabilità dei dati amministrativi a supporto di reportistica e analisi finance.